Un soporte administrativo es fundamental en cualquier organización, ya que facilita la operatividad y eficiencia de los procesos internos. Aquí te dejo una descripción detallada de las responsabilidades y habilidades típicas asociadas con un soporte administrativo:
Descripción del Cargo:
Título: Soporte Administrativo
Objetivo del Cargo: Proporcionar asistencia administrativa eficaz para asegurar el funcionamiento fluido y organizado de las operaciones diarias dentro de la organización. Actuar como enlace entre los diferentes departamentos y apoyar en la gestión de tareas y proyectos.
Responsabilidades:
Gestión de Documentación: Manejar la organización, archivo y recuperación de documentos y registros importantes, asegurando que la información esté fácilmente accesible y actualizada.
Atención Telefónica y Correspondencia: Responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y otros canales de comunicación, canalizando la información hacia los departamentos adecuados y atendiendo consultas generales.
Agenda y Coordinación: Programar y coordinar reuniones, citas y eventos, gestionando agendas y asegurando que todos los participantes estén informados y preparados.
Preparación de Informes y Presentaciones: Elaborar informes, presentaciones y otros documentos necesarios para reuniones y proyectos, garantizando que la información sea clara y precisa.
Soporte a Proyectos: Asistir en la coordinación y seguimiento de proyectos, asegurando que las tareas se realicen en tiempo y forma y apoyando en la recopilación de datos y documentación necesaria.
Gestión de Tareas Administrativas: Realizar tareas administrativas generales como la preparación de correspondencia, recepción de visitantes y otros apoyos necesarios para el buen funcionamiento de la oficina.
Especificas del Área:
Registro de evaluaciones de desempeño
Coordinar unión de departamento de mantenimiento para programar revisiones y arreglos necesarios.
Coordinación de instructor a cargo para cumplir con los objetivos de academia.
Elaborar reportes de actas y revisiones realizadas.
Apoyar en registros de asignación de flota.
Control documental de régimen interno y conductores.
Tareas administrativas.
Habilidades Requeridas:
Organización y Gestión del Tiempo: Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de manera eficiente.
Comunicación Efectiva: Habilidades de comunicación verbal y escrita claras y profesionales.
Atención al Detalle: Precisión en la realización de tareas y en la gestión de documentos e información.
Manejo de Herramientas Ofimáticas: Dominio de software de oficina como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y otras herramientas digitales.
Resolución de Problemas: Habilidad para identificar problemas y encontrar soluciones de manera proactiva.
Confidencialidad: Capacidad para manejar información sensible con discreción.
