La Universidad Técnica Federico Santa María, se encuentra en la búsqueda de un(a): Secretaria(o) de Docencia para el Departamento de Industrias, Campus Santiago Vitacura , cuyo objetivo será apoyar en las actividades de asistencia a la administración y gestión docente, siendo nexo entre las distintas áreas de la unidad y los/as usuarios/as internos y externos de la USM, con el propósito de lograr el correcto funcionamiento del Departamento. Principales Funciones del Cargo Apoyar administrativamente en las tareas de planificación, coordinación y control propias del Departamento y en todas las que le designe su jefatura directa, organizando y manteniendo actualizados los archivos relacionados al área. Conocer la organización institucional, mantener el contacto y la comunicación efectiva con los encargados de los procesos vinculados a la administración y planificación académica. Atender las solicitudes de audiencia de estudiantes, profesoras, profesores, autoridades y/o público en general que se contacte con el Departamento. Gestionar, ingresar, recuperar y procesar datos del plan de estudios, becas, horarios del personal y asignaturas, aranceles, deudas de estudiantes, preinscripciones e inscripciones de asignaturas, resúmenes académicos, fichas personales de estudiantes, encuesta docente, indicadores académicos, créditos SCT, entre otros. Gestionar procesos de titulación (inscripción, evaluaciones, exámenes y tramitación de certificados) y coordinación de profesores referentes/correferentes. Apoyar la gestión del proceso de difusión, gestión y validación de nómina de ayudantes de pregrado y posgrados científicos del Departamento. Gestionar viajes académicos de los estudiantes, seguros de viajes, expediciones, visitas, conferencias, congresos, acreditación, entre otros. Atender consultas y/o requerimientos de profesoras, profesores, estudiantes, funcionarias, funcionarios, autoridades y público en general. Elaborar cartas, memorandos, circulares, resoluciones, instrucciones, actas, emitir citaciones y cualquier tipo de documento que surja de su jefatura. Mantener control del stock y uso de materiales de oficina y librería, realizando la solicitud de los insumos a proveedores, recepción de los bienes y canalización de la documentación (cotizaciones, órdenes de compra y facturas) asociada. Mantener registro y control de asignación de los espacios físicos comunes del Departamento de Industrias (Sala de Reuniones). Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia y documentación ingresada y egresada del área, estableciendo prioridades, tramitando su registro y archivando la información confidencial. Mantener registro actualizado de profesoras, profesores, estudiantes, ayudantes (teléfono, correo, dirección, horarios, entre otros). Actualizar continuamente sus habilidades y competencias en el uso de sistemas de información gestión utilizadas en la Institución, pertinentes a su ámbito de acción. Realizar otras tareas inherentes al cargo, según le solicite su jefatura directa. Cierre de postulaciones el día 14 de mayo de 2024
