Empresa Vitivinícola, con 30 años en el mercado, se encuentra en búsqueda de Recepcionista, Facilitar la comunicación interna y externa de la organización, así como garantizar un ambiente acogedor y ordenado para clientes, visitantes y empleados. - Mantener una imagen profesional y representar adecuadamente a la empresa.
Dentro de sus principales funciones están:
Recepción y Atención de proveedores
1.- Atender visitas o llamadas telefónicas, filtrar y transferir según corresponda a cada una de las áreas.
2.- Recepcionar y derivar correspondencia al área correspondiente.
3.- Recepción de muestra de vino, se verifica que corresponda la cantidad y cepa de vino corresponda a lo indicado en la hoja de recepción antes de recibir y firmar la entrega, posteriormente se realiza la derivación de este al responsable de enología y/o laboratorio.
Gestión de documentación
1.- Manejar la correspondencia entrante y saliente, incluidos correos electrónicos y documentación física, solicitando prioridad del documento, lugar y persona de destino.
2.- Administrar agenda de ruta de junior según las solicitudes y prioridades de las áreas y continuidad operacional. En caso de imprevistos/urgencias se debe de reorganizar ruta para poder atender prioridades.
3.- Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos de manera ordenada y accesible.
4.-Recepcionar y derivar facturas de insumos, completando formularios administrativos. (rendiciones de fondo/ anticipo a proveedores).
Requisiones
1.- Realizar cotizaciones según solicitud de jefe de SSGG, y enviar para solicitud de aprobación de alguna de ellas.
2.- Enrutar RQ en QAD, para posterior aprobación de Gerencia Operacional.
3.- Una vez aprobada la RQ se genera la PO y se envía a Jefe SSGG o directamente a proveedor según indicaciones.
4.- Verificación de que los datos en factura correspondan a la PO enviado, luego se recepciona factura en QAD.
5.- Realizar seguimiento de pago a proveedor cuando proveedor notifica si hay un retraso en el pago.
6.-Administración de salones y visitas
1.- Recepción de solicitud de sala, ver disponibilidad de esta y dar respuesta, si hay cupo se agenda y bloquea el horario.
2.- Coordinar y programar reuniones y citas externas, solicitar limpieza y coffe si corresponde.
Manejo de equipos de oficina
1.- Operar equipos de oficina como fotocopiadoras, impresoras y teléfono
2.- Mantener y entregar suministros de oficina adecuados y gestionar pedidos según sea necesario.
3.-Manejo de inventarios de artículos de oficina y aseo.
Gestión de Agenda y Citas de Gerencia General
1.- Coordinar la entrega de pendones, mesas, manteles, vinos etc. para los eventos de varios de gerencia general.
Ofrecemos:
Oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento dentro de la empresa.
Un entorno de trabajo dinámico y colaborativo.
¿Cómo será el proceso de selección?
Contacto telefónico
Entrevista por competencias y test psicolaborales
Entrevista con Líder de área.
Prueba Excel