La misión y la intención de este puesto es que el empleado tenga presente en todo momento la perspectiva del huésped y lleve a cabo la misión de la división de habitaciones, proporcionando siempre una experiencia única y personalizada a los huéspedes.
El Front Office Manager dependerá directamente del Director de Rooms. Los puestos funcionales de Night Manager, Night Auditor, Front Desk Agents, Front Desk Supervisors, Rooms Controller, Botones, Concierge, Concierge Supervisor, Chief Concierge, dependerán del Front Office Manager.
Deberes y Responsabilidades de ApoyoApoyar la filosofía de la empresa y la cultura de la empresa a través del uso de Legendary quality experience pillars a diario para garantizar la satisfacción de los huéspedes y el logro de nuestra misión.Proporcionar liderazgo y apoyo a su equipo.Se asegura de que su equipo realicen sus tareas laborales con el nivel de servicio adecuado.Actuar como "Manager on Duty" para cualquier departamento que necesite asistencia.Apoyar a los MOD ante cualquier situación de "emergencia", incluyendo pero no limitado a:Alarma de IncendioLesiones de empleadosLesiones de invitadosConflicto del empleado con otro empleadoConflicto del empleado con un huéspedConflicto de un huésped con otro huéspedTratar y resolver las quejas de los clientes y garantizar la documentación adecuada de acuerdo con las normas de la empresa.Comunicar todas las preocupaciones de los huéspedes al departamento apropiado para su seguimiento.Asistir a las reuniones relacionadas con su puesto de trabajo.Ofrecer formación y asesoramiento a los compañeros de recepción.Realizar el relevo diario de turnos.Preparar la reunión mensual del Front Office.Maximizar los ingresos diarios fomentando las ventas en la recepción y minimizando las subidas de categoría gratuitas cuando sea posible.Recibir a los huéspedes VIP junto al GRM, ADOR y DOR.Revisar todas las habitaciones en busca de huéspedes VIP importantes y asegurarse de que la habitación esté lista antes de la llegada.Garantizar que se alcancen todos los objetivos establecidos para los programas MOHG, como Up-selling, Resmax, Guest Preference Collection, Data Completion, etc.Ayudar en la recepción con las entradas y salidas cuando sea necesario.Realizar evaluaciones de desempeño y planes de desarrollo para su equipo y darles seguimiento.Gestionar los problemas de facturación.Asegurarse de que la recepción tenga la cantidad adecuada de crédito en todas las cuentas internas de los huéspedes.Asegurar que la experiencia de llegada y salida de los huéspedes sea agradable y sin problemas.Gestionar el inventario de las cajas de seguridad.Tareas adicionales incluyen, pero no se limitan a:Proporcionar cobertura en el vestíbulo para recibir y acompañar a los huéspedes en el vestíbulo.Cubrir turnos en Front office si es necesario.Ajustar y cuadrar las cuentas.Garantizar que las tarifas nocturnas se contabilicen correctamente.Recopilar y exportar la información de los pasajeros frecuentes al sistema.Finalizar la jornada en todas las interfaces y sistemas.Realizar el mantenimiento diario del sistema.Realizar mejoras continuas en el departamento para conseguir la mayor productividad, efectividad y calidad de servicio.Preparar horarios semanales para su equipo y gestionar y controlar vacaciones y días compensados.Recopilar proactivamente información sobre el perfil de los huéspedes.Actuar en base a la información del perfil del huésped para deleitar completamente a nuestros huéspedes.Garantizar una comunicación abierta con el personal de servicio al huésped para comunicar las peticiones de los huéspedes, como las solicitudes de equipaje para el check-in y el check-out.Tener conocimiento de todos los grupos y eventos internos, incluidos los requisitos especiales y los acuerdos de facturación.Conocer la competencia de la zona y los servicios y comodidades que se ofrecen.Proporcionar liderazgo y apoyo a los compañeros de conserjería en el momento oportuno.Revisar los resumés de los grupos y garantizar el cumplimiento de todas las solicitudes.Supervisar los cambios diarios en la ocupación y ajustar la programación adecuadamente.Asistir a las reuniones previas y posteriores a los eventos.Celebrar reuniones mensuales con el equipo de Guest services.Supervisar todos los servicios de los proveedores por motivos de calidad.Apoyar en la elaboración del presupuesto anual del Departamento de Habitaciones.Supervisar las nóminas del departamento mediante una previsión semanal.Entrevistar a los candidatos para el departamento de Guest services.Comunicar la información pertinente a colegas y superiores.Supervisar las zonas de almacenamiento y garantizar la seguridad de todos los compañeros.Dar una impresión positiva del establecimiento cumpliendo las normas de aseo, manteniendo una actitud optimista y positiva en todo momento.Proteger la privacidad de los clientes y compañeros de trabajo en todo momento.Seguir las directrices de seguridad en todo momento.Trabajar en equipo.Desempeñar las tareas dentro de unas pautas de gestión del tiempo.Procesar y atender las llamadas de los huéspedes, llamadas externas, tomar mensajes y llamadas para despertarse.Operar equipos de oficina simples, manteniéndolos en buen estado de funcionamiento, si no están en buen estado notificar al gerente.Tener conocimiento de los tours locales en Santiago y hacer los arreglos apropiados para los huéspedes.Organizar los viajes de los huéspedes, incluyendo, pero no limitado a:Coches de alquilerBilletes de aviónAlquiler de aviones/helicópterosTareas adicionales incluyen, pero no se limitan a:Proporcionar servicios de objetos perdidosAlmacenar y recuperar equipajeConfirmar citas en el spa y conocimiento general de los serviciosPrestar apoyo a los HOD´s de FrontAyudar con el transporte de los huéspedes a lugares cercanos.Proporcionar servicios de objetos perdidos y encontrados.Supervisión del Almacenamiento de equipaje short y longterm.Supervisión del manejo, seguimiento y entrega de paquetes entrantes y salientes.Disponibilidad de horario flexible para cumplir con todas las responsabilidades y tareas principales.Supervisar asignaciones especiales de su equipo.Gestionar contratos con empresas externas ligadas a conserjería. Ie: Transporte.
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