La Universidad Técnica Federico Santa María, se encuentra en la búsqueda de un(a): Analista de Licitaciones y Ofertas, Dirección General de Educación Continua, Campus Casa Central Valparaíso , el propósito principal de este cargo es garantizar eficientemente el proceso de participación de la Universidad en licitaciones, asegurando la correcta presentación de propuestas competitivas que cumplan con los requisitos del cliente y que contribuyan al crecimiento y posicionamiento de la organización en el mercado, en ofertas públicas y privadas.
Principales Funciones del Cargo • Gestionar y mantener ordenada toda la documentación relacionada con compras, facturas, boletas de honorario, evaluaciones de profesores, informes de participantes, bases técnicas de licitación, ofertas generadas y cualquier otro documento necesario para el desarrollo y registro de los programas.
• Generar y administrar los memorandos necesarios para el procesamiento eficiente de cada gestión dentro de la Dirección General.
• Coordinar la generación de certificados, tanto digitales como físicos, para los participantes de los programas de Educación Continua.
• Mantener y actualizar el sistema de gestión de calidad de la OTEC USM, asegurando su adecuado funcionamiento y cumplimiento de normativas, incluyendo la implementación de normativas de calidad establecidas por la Dirección General en el proceso de gestión documental.
• Elaborar informes periódicos sobre el estado y la gestión de la documentación de los programas de educación continua para su presentación a la Dirección General, así como coordinar con el área de tecnología para implementar soluciones digitales que optimicen la gestión documental y el acceso a la información. • Realizar análisis de la información documental para identificar oportunidades de mejora en los procesos de la Dirección General, colaborando con el área de ventas para asegurar la documentación necesaria en licitaciones y ofertas de programas corporativos.
• Gestionar el resguardo y la confidencialidad de la información de manera segura y conforme a las políticas establecidas, participando en la capacitación y entrenamiento del personal en temas relacionados con la gestión documental y el uso de sistemas de gestión. • Coordinar auditorías internas y externas relacionadas con la gestión documental y la calidad de los programas, colaborando en la mejora continua de los procesos y procedimientos del área de licitaciones y ofertas.
• Revisar y analizar las bases de licitación para comprender los requisitos, plazos y condiciones establecidas comunicadas por ejecutivo/a comercial.
• Coordinar con los ejecutivos/as comerciales para recopilar la información necesaria y los documentos requeridos para la participación en licitaciones.
• Preparar y organizar la documentación técnica, comercial y legal necesaria para la presentación de las propuestas, colaborando en la mejora continua de los procesos y procedimientos del área de licitaciones y ofertas.
• Realizar el seguimiento de las licitaciones en curso, asegurando el cumplimiento de los plazos de entrega de documentación. • Mantener actualizada la base de datos de licitaciones, incluyendo información relevante sobre clientes, procesos y resultados.
• Apoyar en la preparación de presentaciones y material requerido por ejecutivo/a comercial.
• Mantenerse actualizado sobre normativas y regulaciones relacionadas con licitaciones públicas y privadas.
• Realizar otras tareas inherentes al cargo, según le solicite su jefatura directa.