¿De qué se trata este cargo?
Responsable de dar soporte en distintos procesos y solicitudes internas relacionado con la facturación de las órdenes de trabajo (OT) de servicios, mediante la preparación de informes y análisis, ayudando al cumplimiento de las metas definidas en el área.
¿Cuáles son las principales funciones?
Apoyar de forma administrativa en todas las actividades relacionadas con el área por medio del registro, archivo, actualización y almacenamiento de información en distintos medios de resguardo (físico o digital) para lograr objetivos de rentabilidad y satisfacción de clientes que aseguren el servicio ofrecido a los clientes externos sea competitivo y conforme a las políticas de la empresa.
Realizar él reporte de estatus semanal de servicio (Wip) para hacer el seguimiento e informar las particiones pendientes de facturar, según criterio del área de Calidad.
Llevar a cabo el inventario físico de forma semanal, primer día hábil y cierre de vehículos en taller, para la elaboración del informe Wip y el correspondiente envío. Realizar el envío de forma mensual de inventario de vehículos taller al área de calidad y procesos (zonal).
Generar el informe de facturación parcial(extraído de planilla máster) para la toma de decisiones del área.
Revisar y analizar los portales de las Compañías de Seguros y además generar el envío de facturas digitales o físicas emitidas por el área de servicio, según corresponda.
Mantener el control de inventarios de operador logístico y Faena (Lubricantes, Insumos, EPP, Herramientas, etc.), según la periodicidad que indique el procedimiento.
Generar reportes y análisis de órdenes de trabajo internas (OT´s) para facilitar la toma de decisiones a las jefaturas correspondientes. Revisar documentación de respaldo (OC, OT, documentos extras) previa facturación y solicitar regularización en caso que corresponda.
Llevar a cabo el control y confección de informe trimestral de inventario de faenas.
Dar cumplimiento a las particiones por facturar según indicador PPF.
Fiscalizar las operaciones del taller, analizando desviaciones del proceso y promoviendo directrices tendientes a mejorar el resultado del negocio, por medio de un adecuado análisis a procedimientos, contabilidad, costos, etc.
Generar análisis, estadísticas e informes, que permitan medir el funcionamiento de la administración del taller y ayude a la toma de decisiones.
Realizar la facturación de la totalidad de las OTs, en sucursal y la emisión de guías de despacho por servicio a cada unidad que ingrese a taller.
Completar diariamente el check list revisíon sobres de OTs, facturadas, archivar contraseñas de salidad y guías de deespachos.